Administración de una cafetería: Funciones y organización

Si estás pensando en administrar una cafetería, seguramente te has preguntado que es lo que se necesita, cuál es la estructura organizativa y la función de cada uno de los trabajadores.

El trabajo de administración de una cafetería no solo se reduce a la preparación de alimentos y bebidas, se abarcan muchas más actividades que ayudan al éxito del negocio. 

En este artículo te explicamos como administrar tu cafetería, desde la función del administrado, el gerente y otros trabajadores dentro de la estructura organizativa.

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¿Cómo administrar una cafetería?

La administración de una cafetería involucra varias tareas para su correcto funcionamiento. No solo se debe pensar la administración como la compra insumos y tener un control en los ingresos y egresos, sino que deberás tener en cuentas distintas actividades como: 

• 1. Control de gastos
• 2. Inventarios
• 3. Ventas
• 4. Servicio al cliente
• 5. Limpieza y organización del lugar
• 6. Manejo del personal

De igual forma, estas funciones se encuentran dentro del ciclo administrativo de la cafetería, el cual presenta la funciones que se deben cumplir y, una vez cumplidas, se vuelven a repetir, esto con el objetivo de cumplir con el correcto funcionamiento del negocio, así como su rentabilidad. 

Existen dos fases fundamentales en el ciclo de la administración. La primera es la fase mecánica, la cual guía todas las decisiones relacionadas con la planificación y el control del equipo. Por otro lado, la fase dinámica, se conforma por todas las personas que realizan tareas dentro de la cafetería, como vendedores o los baristas. 

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Fase mecánica

En la fase mecánica, se debe tener en cuenta la previsión, la cual es una planeación adelantada de posibles situaciones o problemas en el funcionamiento de la cafetería. Por lo regular se cuentan con fondos de ahorro o un manual de procedimientos sobre que hacer en caso de presentarse esas situaciones. 

Igualmente, en esta fase de la administración de una cafetería, se desarrolla la planificación, la cual toma en cuenta el plan de negocios que servirá como una guía para el administrado y el gerente.

El plan de negocios debe contener los objetivos, la misión y visión de la cafetería, el público objetivo, el menú con precios y como atender al cliente. 

Además, dentro de la fase mecánica se debe plantear una meta y como llegar a esta. Esa meta debe cumplirse mediante una buena organización, está siempre respondiendo a la pregunta ¿Cómo se hará?, siempre tomando en cuenta el personal y los materiales que se tienen a disposición. 

La organización nos ayudará a conocer las fortalezas y áreas de oportunidad de nuestro negocio, con el objetivo de hacer el trabajo más equitativo y eficaz. 

Fase dinámica

Asimismo, la fase dinámica se encarga de la integración, es decir, las reglas de comportamiento dentro de nuestra cafetería. Estas aplican para los miembros del equipo, así como para los clientes. 

Además, dentro de esta fase también se considera la dirección, pues no solo se deben dar a conocer las reglas y manuales, se debe revisar que las funciones se lleven de manera adecuada. Para ello es necesario evaluar y afinas las habilidades de cada encargado. 

Finalmente, el control se considera dentro de la parte dinámica, este mide el tiempo y forma de las operaciones para obtener resultados.

El punto principal del control es verificar los resultados, medirlo y, si es necesario, corregir para obtener un menor rango de erros y más ganancias. 

¿Qué hace el administrador de una cafetería?

El administrador de la cafetería es un elemento fundamental, es él quien se encarga tanto de la fase mecánica como la dinámica de la organización.

El administrador de la cafetería reconoce las necesidades de operación de la cafetería y lleva el control de gastos, insumos, y resolver problemas que puedan ocurrir en las operaciones. 

Las funciones básicas de un administrador son: 

• Control de costos 
• Inventarios
• Ventas
• Servicio al cliente
• Manejo de los recursos humanos

¿Qué hace un gerente de una cafetería?

Un gerente es aquel que debe supervisar las operaciones en día a día de la cafetería, esto implica desde:

• Planificar o supervisar el menú
• Revisar el inventario
• Hacer corte y apertura de caja 
• Elaborar presupuestos
• Pedir suministros
• Gestionar horarios y turnos
• Contratar y capacitar al personal 
• Apoyar al personal en general

Un gerente de cafetería debe tener habilidades en liderazgo, atención al cliente, ventas y experiencia profesional en barismo, pues es quien enseñará y se encargará de resolver algún problema que los baristas a su cargo no puedan solucionar. 

Sí, te interesa conocer más sobre el barismo o capacitarte con gerente para una cafetería, te recomendamos tomar nuestro curso:  

¿Cuál es la estructura organizativa de una cafetería?

Existen diferentes tipos de estructura organizativa para una cafetería, estas dependen del espacio, el lugar donde se encuentre y el personal contratado. 

En una cafetería pequeña, un organigrama estaría divido entre el Gerente/Administrador, seguido por los baristas, meseros y personal de limpieza si es que este existe. Sin embargo, las cafeterías pequeñas, los baristas, son lo que desempañan la mayoría de las funciones. 

En una cafetería mediana puede que exista la figura de administrador separada de las de gerente, siguiendo de los baristas, meseros y personal de limpieza. Las cafeterías medianas destacan por tener uno o dos baristas por turno, además de contar con la presencia de un gerente. 

En una cafetería grande el administrador ocupa el mayo rango dentro de la estructura organizativa, seguido de uno o más gerentes, los baristas ocupan un menor rango, pues están a cargo de las indicaciones de los gerentes; a estos les siguen los meseros, y por último el personal de limpieza que trabajará dentro del negocio. 

Como comentamos con anterioridad, los baristas pueden desempeñar barias funciones, incluso las de limpieza, si tienes dudas sobre cuál es el trabajo de un barista dentro de una cafetería, te recomendamos el artículo ¿Qué hace un barista? 

Curso para Administrar una Cafetería

La administración de una cafetería no es un trabajo fácil, se debe tener conocimientos específicos en administración, atención al cliente, logística y recursos humanos, además de habilidades de liderazgo y organización. 

Sin embargo, como todo conocimiento, se puede aprender, y en EMCEBAR (Escuela Mexicana de Cafetería de Especialidad, Bares y Restaurantes), tenemos cursos para que aprendas todo sobre la administración de una cafetería. 

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