Administración de una cafetería: Funciones y organización

La administración una cafetería va mucho más allá de preparar un excelente café o servir a tus clientes. Si apenas empiezas tu negocio es normal tener dudas sobre como puedes organizar tus actividades diarias.

Administrar una cafetería implica conocer tu negocio, los insumos que necesitas día a día, las finanzas y definir los procesos de tu cafetería.

Una buena administración impactará en las decisiones que tomarás garantizando así tus ingresos, por eso debes tener una buena administración.

En este artículo veremos algunos de los elementos que debes considerar si quieres empezar a administrar una cafetería como la estructura según el modelo de negocio que tengas y las funciones del personal.

La administración es uno de los mayores retos al iniciar una cafetería. Prepárate para hacerlo correctamente con nuestro curso presencial en CDMX, Puebla y Guadalajara:

¿Cómo administrar una cafetería?

La administración de una cafetería involucra varias tareas para su correcto funcionamiento. No solo se debe pensar la administración como la compra, insumos y la preparación de las bebidas, deberás tener en cuentas distintas actividades como: 

• 1. Control de gastos
• 2. Inventarios
• 3. Ventas
• 4. Servicio al cliente
• 5. Limpieza y organización del lugar
• 6. Manejo del personal

De igual forma, estas funciones con parte del ciclo de administración de una cafetería, el cual presenta la funciones que se deben cumplir y, una vez cumplidas, se vuelven a repetir, esto con el objetivo de cumplir con el correcto funcionamiento del negocio, así como su rentabilidad. 

Existen dos fases fundamentales en el ciclo de la administración. La primera es la fase mecánica, la cual guía todas las decisiones relacionadas con la planificación y el control del equipo. Por otro lado, la fase dinámica, se conforma por todas las personas que realizan tareas dentro de la cafetería, como vendedores o los baristas. 

Si quieres conocer más sobre como se administra una cafetería, te recomendamos el siguiente curso, con todo lo que necesitas saber sobre la administración de una cafetería. 

Fase mecánica

En la fase mecánica de la administración de una cafetería, se debe tener en cuenta la previsión, la cual es una planeación adelantada de posibles situaciones o problemas en el funcionamiento de la cafetería. Por lo regular se cuentan con fondos de ahorro o un manual de procedimientos sobre que hacer en caso de presentarse esas situaciones. 

Igualmente, en esta fase de la administración de una cafetería, se desarrolla la planificación, la cual toma en cuenta el plan de negocios que servirá como una guía para el administrado y el gerente.

El plan de negocios debe contener los objetivos, la misión y visión de la cafetería, el público objetivo, el menú con precios y como atender al cliente. 

Además, dentro de la fase mecánica se debe plantear una meta económica y como llegar a esta. Esa meta debe cumplirse mediante una buena organización, está siempre respondiendo a la pregunta ¿Cómo se hará? 

Fase dinámica

La fase dinámica en la administración de una cafetería se refiere a la integración, es decir, las reglas de comportamiento dentro de nuestra cafetería. Estas aplican para los miembros del equipo, así como para los clientes. 

Dentro de esta fase también se considera la dirección, pues no solo se deben dar a conocer las reglas y manuales, se debe revisar que las funciones se lleven de manera adecuada. Para ello es necesario evaluar y afinas las habilidades de cada encargado. 

Finalmente, el control se considera dentro de la parte dinámica, este mide el tiempo y forma de las operaciones para obtener resultados.

El punto principal del control en la administración de una cafetería es verificar los resultados, medirlos y, si es necesario, corregir para obtener un menor rango de erros y más ganancias.

La organización nos ayudará a conocer las fortalezas y áreas de oportunidad de nuestro negocio, con el objetivo de hacer el trabajo más equitativo y eficaz

¿Qué hace el administrador de una cafetería?

El administrador de la cafetería es un elemento fundamental, es él quien se encarga tanto de la fase mecánica como la dinámica de la administración de una cafetería.

El administrador de la cafetería reconoce las necesidades de operación de la cafetería, y lleva el control

Las funciones básicas de un administrador son: 

• Control de costos: supervisar los gastos, optimizar recursos y asegurar que los costos se mantengan dentro de lo presupuestado.
• Inventarios: llevar el control de insumos, materias primas y productos, evitando mermas y faltantes.
• Ventas: analizar resultados, proponer estrategias comerciales y buscar oportunidades para incrementar los ingresos.
• Servicio al cliente: garantizar una experiencia positiva para los clientes, atendiendo quejas y manteniendo estándares de calidad.
• Manejo de recursos humanos: coordinar al personal, asignar funciones, capacitar y motivar al equipo de trabajo.

El administrador es la figura principal dentro de la cafetería, es quien tiene la mayor responsabilidad en la toma de decisiones, la supervisión del cumplimiento de objetivos y la correcta operación del negocio.

Su desempeño influye directamente en la satisfacción del cliente, el ambiente laboral y el éxito general de la cafetería.

¿Qué hace un gerente de una cafetería?

Un gerente es aquel que debe supervisar las operaciones en día a día de la cafetería, es la mano derecha del administrador, pues se encargará de llevar un control de las actividades en el negocio.

Algunas de las actividades principales del gerente son:

• Planificar o supervisar el menú
• Revisar el inventario
• Hacer corte y apertura de caja 
• Elaborar presupuestos
• Pedir suministros
• Gestionar horarios y turnos
• Contratar y capacitar al personal 

Un gerente de cafetería debe tener habilidades en liderazgo, atención al cliente, ventas y experiencia profesional en barismo, pues es quien enseñará y se encargará de resolver algún problema que los baristas a su cargo no puedan solucionar. 

Si estás buscando conocer más sobre el barismo o capacitarte con gerente para una cafetería, te recomendamos nuestro curso de capacitación para iniciar una cafetería:

¿Cuál es la estructura organizativa de una cafetería?

Cuando hablamos de estructura organizativa, nos referimos a la forma en que se distribuyen y coordinan los puestos de trabajo dentro de la cafetería, así como a la jerarquía, las funciones y las responsabilidades de cada área. 

La estructura organizativa permite definir quién toma decisiones, quién ejecuta las tareas y cómo fluye la comunicación entre los distintos niveles del negocio, lo que facilita una operación ordenada y eficiente.

Esta estructura puede variar dependiendo de distintos factores, como el tamaño del local, su ubicación, el volumen de clientes y la cantidad de personal contratado. No existe un único modelo, pero sí esquemas generales que se adaptan a las necesidades operativas de cada negocio.

Administración de una cafetería según su estructura

En una cafetería pequeña, el organigrama suele ser sencillo. Generalmente, está encabezado por el gerente o administrador, quien asume la mayoría de las responsabilidades administrativas y operativas. Debajo de esta figura se encuentran los baristas, los meseros y, en algunos casos, el personal de limpieza.

Sin embargo, en este tipo de cafeterías es común que los baristas desempeñen múltiples funciones, como la preparación de bebidas, la atención al cliente, el manejo de caja e incluso tareas básicas de limpieza.

En una cafetería mediana, la estructura organizativa tiende a ser un poco más definida. Puede existir una separación clara entre la figura del administrador y la del gerente, donde uno se enfoca en la gestión administrativa y el otro en la supervisión operativa del día a día.

A ellos les siguen los baristas, los meseros y el personal de limpieza. Este tipo de cafeterías suele contar con uno o dos baristas por turno y una mayor organización de roles, lo que permite una operación más eficiente y una mejor experiencia para el cliente.

En una cafetería grande el administrador ocupa el mayor rango dentro de la estructura organizativa, seguido de uno o más gerentes, los baristas ocupan un menor rango, pues están a cargo de las indicaciones de los gerentes; a estos les siguen los meseros, y por último el personal de limpieza que trabajará dentro del negocio. 

Como se mencionó anteriormente, los baristas pueden desempeñar diversas funciones dentro de la cafetería, especialmente en negocios pequeños y medianos, donde la versatilidad del personal es clave para la operación.

Si deseas profundizar en este tema y conocer con mayor detalle las responsabilidades de este puesto, te recomendamos consultar el artículo ¿Qué hace un barista? 

Curso para Administrar una Cafetería

La administración de una cafetería no es un trabajo sencillo; requiere conocimientos específicos en áreas como gestión, atención al cliente, logística y recursos humanos, además de habilidades de liderazgo, organización y toma de decisiones.

Sin embargo, como todo conocimiento, estas competencias pueden aprenderse y desarrollarse. En EMCEBAR (Escuela Mexicana de Cafetería de Especialidad, Bares y Restaurantes) contamos con cursos diseñados para que adquieras las herramientas necesarias y aprendas todo lo relacionado con la correcta administración de una cafetería, desde la planeación inicial hasta la operación diaria del negocio.

Nuestros cursos están enfocados en ayudarte a iniciar tu propia cafetería, su administración, preparación de bebidas calientes y frías, uso correcto de la máquina de café y más.

Todo esto acompañado de maestros expertos en gastronomía y apertura de negocios, los cuales te guiarán paso a paso en tu proyecto.

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