Plan de negocio de una cafetería en México (2025): guía práctica

Iniciar una cafetería en 2025 requiere de organización y planeación, por eso en este blog revisaremos como crear un plan de negocios para poner una cafetería en 2025. 

Si quieres comenzar tu cafetería y no sabes por donde empezar, te recomendamos los cursos EMCEBAR, donde podrás empezar tu idea de negocio junto con asesorías personalizadas. 

¿Qué es un plan de negocios y por qué es importante para mi cafetería?

Un plan de negocios es una herramienta estratégica que ayudará a darle estructura a tu negocio. En él se organizarán los costos, precios, misión y valores del negocio, lo que permite para establecer un rumbo claro para tu negocio y asegurar una mayor rentabilidad. 

Si quieres empezar una cafetería, contar con un plan de negocios te permitirá construir una identidad sólida y diferenciada. Desarrollar tu marca dentro de este plan es importante crear la propiedad identidad en tu negocio, tener una marca personal desarrollada dentro de un plan de negocios asegurará que tu negocio resalte de entre los demás

En México, la mayoría de los negocios quiebran durante el primer año de operaciones. Evita que esto te suceda: un plan de negocios bien diseñado será el mapa para anticipar retos y aprovechar al máximo las oportunidades, asegurando la permanencia de tu negocio. 

Guía para hacer un plan de negocios de una cafetería

Poner en marcha una cafetería es mucho más que abrir un local y servir buen café. Para empezar un negocio tener una base sólida es fundamental, esto te permitirá definir que visión tendrá, como organizar los materiales y las operaciones del lugar. 

Con este documento podrás trazar un camino claro que aumente las probabilidades de éxito de tu cafetería y se diferencie en un sector que está en constante crecimiento. 

Para empezar con tu plan de negocio debes tener en cuenta las siguientes partes: 

Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo es una introducción a tu plan, en esta se bebe incluir y resumir todos los puntos importantes que tendrá tú documentas. Esto incluye información sobre la visión de tu empresa, el modelo de negocio, los productos, servicios que se ofrecen, la ventaja competitiva y mercado objetivo. 

En el caso del modelo de negocio es crucial tomar en cuenta en donde estará ubicada tu cafetería y como venderás el producto. Tu modelo de negocio debe incluir si tu cafetería será en un local, servicio para llevar, o en un algún vehículo, esto determinará como se preparan las bebidas y como se ofrecerán. El modelo de negocio responde la pregunta: ¿Cómo hará dinero tu cafetería y qué la hace funcionar?

 Mercado 

Una vez que tengas ubicado tu modelo de negocio dentro del resumen ejecutivo, es importante reconocer quiénes serán tu mercado objetivo. Si tu modelo de negocio es un local, debes investigar sobre quienes son los consumidores habituales en la zona, además de reconocer si existen otros negocios y qué servicios ofrecen. 

Depende del modelo de negocio y la zona, al tipo de mercado que deberás adaptarte. En tu plan de negocios deberás incluir:

El tamaño del mercado, en el cual se deberá investigar si es una zona donde las personas acostumbran a consumir café. Por ejemplo, si tu cafetería estará en una zona de oficinas, lo más probable es que los trabajadores estén acostumbrados a tomar café, por lo cual sería una zona ideal para empezar un negocio de cafetería. 

Segmentación de clientes: Antes de iniciar un negocio, se debe tener en cuenta a que público se quiere llegar, por ejemplo, puede que el modelo de negocio que se elija sea enfocado a un público más juvenil, o simplemente quieras ofrecer opciones rápidas para llevar, todo esto debe estar escrito en tu plan de negocios. 

Competidores: Para comenzar un negocio es importante hacer una investigación sobre la competencia, si existen más cafetería, cuáles son sus fortalezas y sus debilidades, para así tener una ventaja competitiva. 

Operación y equipo

Hablar de operación se refiere a todos los procesos administrativos, de servicio y barismo que ocurrirán durante el horario de apertura de la cafetería

La operación también incluye como se estructurará el equipo de trabajo, esto depende del local o lugar en el que está el negocio, tu equipo puede tener baristas, meseros, cajeros, administradores. 

Hay algunas cafeterías cuya operación depende solo del barista y del administrador, pero eso dependerá del modelo de negocio.

Menú rentable y costeo

En un plan de negocios es importante describir la oferta gastronómica, establecer recetas estándar y analizar la rentabilidad de cada producto. 

Una vez elegido el público objetivo y el modelo de negocio, se debe crear un recetario en el cual se calculará los costos de insumos, el margen de ganancia y el precio de venta. 

El costo de los insumos será lo que se gastará al hacer las bebidas o alimento que se ofrezcan: 

Lista de ingredientes por producto:

Por cada producto se deberá establecer cuanto de cada ingrediente necesitarás. Esto hará que las recetas sean estandarizar y sea más fácil tener un control de las entradas y salida de los insumos en la cafetería. 

Costo unitario por cada insumo 

El costo unitario por insumo hace referencia a cuanto se gasta por litro o kilo del material que se utilizará. Es decir si se compra un kilo de café en $250 pesos mexicanos, el gramo te costará $0.25. Con el costo unitario será más fácil calcular cuanto gastas en cada bebida. 

Costo por porción 

 El costo unitario de cada insumo es el que nos dará el costo por porción. Se debe realizar esto por cada bebida o alimento que se ofrezca, pues gracias a estos podremos tener un control de los gastos y ganancias. 

Definir el precio de venta

Finalmente, para definir el precio de venta de las bebidas, generalmente el costo de los insumos se multiplica por tres o por cuatro, esto le agrega el tiempo y la realización de cada alimento. El precio final es el que se deberá integrar al menú. 

Todos los costos de insumos, recetas y costo por porción deben estar en el plan de negocios. 

Marketing 

Una parte importante de estructurar un plan de negocios es tener en cuenta como se venderán los productos y se dará a conocer el lugar, para eso se debe establecer estrategias de marketing. 

Las estrategias de marketing son variadas, y depende de tu modelo de negocio. Se puede implementar una estrategia a través de redes sociales, como post en Instagram o Facebook, o hacer vídeos de publicidad en los cuales se muestre que ofrece el negocio. 

También se pueden establecer promociones como vender alguna bebida en paquete con un alimento o crear un programa de lealtad, que premie a los clientes que más consuman en tu lugar. 

Trámites y permisos en México

Como en cualquier otro negocio, una cafetería, un negocio debe de cumplir con ciertas normas y lineamientos. En el caso de las normas que se necesitan para la cafetería, debes considerar lo siguiente: 

1. Constitución legal del negocio

Registro ante Hacienda/Autoridad fiscal (para facturación e impuestos).
Registro de nombre comercial o marca.

2. Licencia de funcionamiento

Otorgada por Secretaría de Desarrollo económico.
Acredita que el local cumple con el uso de suelo permitido y requisitos básicos para operar.

3. Permiso de uso de suelo

Verifica que en la zona se permite la actividad comercial de cafetería.

4. Permisos de salubridad

Trámite ante la Secretaría o Ministerio de Salud.
Inspección para comprobar que se cumplen normas de higiene en la preparación y manejo de alimentos.

5. Dictamen de protección civil

Verifica salidas de emergencia, extinguidores, señalización, entre otros.

6. Permiso de venta de alimentos y bebidas

Necesario, sí se van a preparar y vender productos alimenticios. 

7. Licencia para venta de bebidas alcohólicas (si aplica).
   
8. Normas de etiquetado e información nutricional (en algunos países, obligatorio si se empacan alimentos o se venden productos para llevar).
   
9. Permiso de publicidad exterior

Si vas a poner letreros luminosos o anuncios

10. Contratos y cumplimiento laboral
    

Alta de empleados en seguridad social.
Cumplimiento con la normatividad laboral vigente.

11. Otros permisos a considerar:
    

Certificado de fumigación periódica.
Permisos especiales si se da servicio en terraza o vía pública.

Plan financiero

Una vez considerado el precio de todos los insumos, los permisos, y los gastos en general, debes considerar un plan financiero. 

El plan financiero de una cafetería es el documento que te permite visualizar la viabilidad económica de tu proyecto. En él se detallan las necesidades de inversión inicial, como la renta del local, la adecuación del espacio y la compra del equipo principal, incluyendo la máquina de espresso, molinos, mobiliario y vitrinas.

También se contemplan los costos de operación, es decir, los gastos fijos como renta, servicios y sueldos, junto con los variables, que suelen depender del volumen de ventas, como la compra de insumos, empaques o comisiones por ventas en aplicaciones de delivery.

Además de los gastos, el plan financiero debe proyectar los ingresos, estimando cuántos cafés y productos se venderán al día, los precios de venta y el margen de ganancia esperado. A partir de estos datos, se calcula el punto de equilibrio, que es el momento en el que las ventas alcanzan a cubrir todos los costos. 

Finalmente, un buen plan financiero considera distintos escenarios: uno optimista, donde las ventas superan lo previsto; otro realista, que se ajusta a las proyecciones iniciales; y uno pesimista, en el que las ventas bajan, pero aun así se trazan estrategias para mantener la operación. En resumen, este plan es la guía que responde a la gran pregunta: ¿mi cafetería puede sostenerse y generar ganancias en el tiempo?

Plan de implementación

Abrir una cafetería no es solo tener una buena idea: requiere pasos bien organizados. Un plan de implementación te ayuda a transformar la visión en acciones concretas. Algunos puntos clave:

1. Definir el concepto: ¿Será una cafetería de especialidad, un coffee to go o un espacio más tradicional?
   
2. Ubicación y local: analizar tránsito peatonal, competencia cercana y costos de renta.
   
3. Permisos y licencias: investigar normativas locales para operar.
   
4. Proveedores: elegir tostadores de café, repostería y artículos de consumo.
   
5. Equipo y mobiliario: máquinas de espresso, molino, vitrinas, mesas y decoración.
   
6. Marketing de lanzamiento: estrategia en redes sociales, promociones de apertura y alianzas locales.
   

Riesgos y FODA

Antes de invertir, es fundamental conocer los riesgos y evaluar tu negocio con una matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).

• Fortalezas: Café de calidad, atención personalizada, ambiente atractivo.
  
• Oportunidades: Creciente cultura del café, clientes que buscan experiencias únicas, delivery y apps de pedidos.
  
• Debilidades: Alta inversión inicial, dependencia de proveedores, curva de aprendizaje en operación.
  
• Amenazas: Competencia consolidada, fluctuaciones en el precio del café, cambios en tendencias de consumo.
  

Tener claro este análisis te permite anticiparte y diseñar estrategias para poder sobrellevar alguna emergencia. 

Plantilla descargable

Para empezar con tu propio negocio es importante que tengas tu plan de negocios bien estructurado, por lo que hemos preparado una plantilla editable donde encontrarás paso a paso de lo que necesitas para empezar a planear tu negocio. 

Instrucciones para editar la plantilla:

1. En el botón "Archivo" da click en guardar como presentacion en Google. Edita siguendo las instrucciones
2. En el botón "Archivo" da click en descargar y editala desde tu ordenador.

Da click en a imagen para editar la plantilla PLAN DE NEGOCIOS PARA CAFETERÍA

Cursos para iniciar tu cafetería

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En los cursos estarás acompañado de profesionales en barismo, los que te asesoran desde como hacer tus bebidas a base de espresso hasta realizar un pan de negocios para que inicies tu cafetería. 

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